AS9100D不仅要求识别质量管理体系过程的顺序和交互,同时还要保存为成文信息。尽管理解质量管理体系过程及其交互的这一要求已经成为AS9100标准的一部分,但并不是每个人都理解过程之间相互作用的重要性。在交互过程中可以发现节约和提高效率之处。
什么是过程?
在AS9100D中,过程是质量管理体系内任何将输入转换成输出的活动(注:一个过程的输出通常是另一个过程的输入)。质量管理体系则是现有制造和交付满足客户需求产品和服务过程的集合,这些过程包括为完成下列任务需要的任何事:下订单、采购、设计、制造、交付服务、报价等。
因此简而言之一个过程就像输入->过程活动->输出。你需要理解这些过程以便在质量管理体系中正确去控制。大部分人可以理解但是忽略了过程联系的难题。
什么是过程联系
过程联系不仅是图表上将一个过程连接到另一个过程的一条线。当你开始编制所有已有过程时,很快就能发现一个过程的输出变成另一个过程的输入。在过程控制和改进中人们经常忽视这些联系处。这里的难题有两个方面。
过程输入:你如何知道为你提供输入的过程能够理解你的需求?如果你经常需要搜寻另外的信息,或重新解释提供的信息,那么情况可能并非如此。例如,如果采购部门从合同部门接到需求清单,这个清单缺失了需要从合同部门获取的信息,此时,最好的情况是过程低效。如果缺失的信息可能造成采购不正确的产品或者服务,那么信息缺失甚至是运营风险。
过程输入:相反的,你的过程理解下一个过程的需求吗,甚至你知道你的输出在下一个过程是如何使用的吗?除非你的输出是存档用来说明过程符合性的记录,否则在质量管理体系中输出一定在某个地方被使用。否则为什么一开始就要设置这个输出。如果你创造的报告从来没有被使用或者存在不相关信息,则你的过程创造的输出是无用的,即浪费资源。
上文已经说明,不了解过程联系会导致低效浪费,因此这些连接处是进行易见效持续改进活动的关键点。然而当过程联系不匹配时可能发生错误导致差错,这就是能够影响产品和服务交付的风险处。
风险联系的持续改进
AS9100质量管理体系中的一个原则是需要持续改进,改进质量管理体系过程是持续改进的重要活动。然而当你变更以优化过程时,一定要记住这将如何改变你的输入和输出。如果过程改进将会不再需要一个你的输入,确保停止创建先前提供此输入的过程。当过程创建一个从不使用的输出时,这通常是问题的根源。
类似的如果过程改进改变了你的输出,例如精简了一些之前必要的信息,随后确认这将不会影响下一个过程的功能。记住,如果对你而言轻易的改变了一个过程,但比之前在你的过程相为其他过程制造了更多的工作量,这并非体系的真正改进。
通过理解过程联系提高质量
掌握你的过程联系随后通过改善一个过程对下一个过程的影响使整改体系更有效率。通过改善过程联系,确认过程联系再过程改善过程中始终保持,将会促进整个质量关系体系,提高效率,减少浪费。通过了解过程怎样交互,你能够防止改善一个过程却对另外一个过程造成负面影响。拥有质量管理体系的主要原因就是改进整改质量管理体系的过程,因此掌握你的过程联系,提高你的过程输出质量。