标准

7.5.3.2.1记录保存

组织应有一个确定的、形成文件的并且被执行的记录保存政策。对记录的控制应满足法律法规、组织及顾客要求。

应保存生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单（如适用）或者合同和修正，保存时间为产品在现行生产和服务中要求的有效期，再加一个日历年，除非顾客或监管机构另有特殊要求。

注：生产批准形成文件的信息可包括已批准产品、适用的试验设备记录或已批准试验数据。

指南

这个条款强调记录的保存要满足法律、组织和顾客要求。其中对于生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单（如适用）或者合同和修正提出了更具体的要求，保存期限为现行生产和服务中要求的有效期，再加一个日历年。

生产批准文件：PPAP文件，其中包括客户批准的PSW。

工装记录：工装图纸、工装变更记录、工装使用记录、工装维护和维修、工装所有权归属（如客户或组织、或第三方）。

产品和过程设计记录：如包括设计输入记录、产品图纸、产品变更记录、产品验证和确认记录、客户承认产品记录、过程设计输入记录、过程参数记录、过程变更记录、过程验证记录等

采购订单（如适用）：一直有一个疑惑，这个是指客户向组织下的采购订单，还是组织向组织下的采购订单。比较偏向于客户向组织下的采购订单。

合同和修正：客户与组织签订的各种协议和合同，如年度采购合同、质量协议、技术协议。

产品在现行生产和服务中要求的有效期：现行生产有效期，是在组织内生产的有效期、还是该产品的生产有效期，前者可能小于后者；服务中的有效期，是保质期还是产品服务期；这两个日期应该是有重合。

日历年：是指一个1月1日到12月31日。

针对记录的保存，如顾客提出要求，这是比较好定义的。如果不提出要求，如何定义还是比较麻烦的。

另外，查到中国有一个法律中关于汽车行业记录的保存依据。《缺陷汽车产品召回管理条例》中“第九条　生产者应当建立并保存汽车产品设计、制造、标识、检验等方面的信息记录以及汽车产品初次销售的车主信息记录，保存期不得少于10年。”

所有的这些要求，都是为了在发生质量纠纷时，能证明组织当时生产该产品的状态。

操作

1.建立记录管理的指导书，包括记录的产生、记录的保存环境、记录保存期限、记录销毁管理。

2.为每个记录建立保存期限。特别注意，一些外来记录的保存，如产品的实验报告。